Sales Kanban – Parte II – Limitando os WiP´s

Uma abordagem ágil para Gestão de Vendas

Se você deseja acessar  a Parte I deste artigo que fala sobre a Organização do quadro, então clique aqui.

Quando falamos em Gerenciamento de Vendas não temos como não falar em Meta, porém a meta no nosso caso está mais relacionada ao controle gerencial do Pipeline do que propriamente ao pagamento de prêmio ou bônus.  Imagine no nosso caso que estipulamos uma Meta a ser perseguida equivalente ao montante de R$ 15.000,00 em receitas brutas durante o período de 3 meses (abril, maio e junho).

A Meta ajuda a entender se estamos agregando valor ou não com o trabalho realizado, pois do que adianta tanto esforço em vender se não conseguimos converter esse esforço em negócios bem realizados, seja pela ótica de atendimento focado na fidelização, seja pela ótica de retorno financeiro.

Ainda sobre a Meta, o período definido para ela deverá ser sempre igual ou inferior ao Ciclo de Vendas médio.  Pois de nada adiantaria estabelecer um período de meta inferior ao tempo médio de fechamento dos nossos negócios, certo? Para sabermos qual é o Ciclo de Vendas ou Lead Time basta verificarmos a média do tempo das nossas Oportunidades desde quando iniciaram até o seu fechamento como aprovadas (proposta aprovada). Para o nosso exemplo vamos assumir que o nosso ciclo médio de vendas é de aproximadamente 1 mês.

Uma vez que Meta representa o “fiel” da nossa balança, agora vamos falar sobre os WiPs (Work in Progress), que representam as Oportunidades presentes em cada divisão do quadro. Se fizermos uma comparação direta com o Kanban tradicional, veremos que as Oportunidades são as Tarefas em execução em suas respectivas fases de produção.

Como vimos anteriormente temos os seguintes WiPs:

– Oportunidades em Prospecção

– Oportunidades Qualificadas

– Oportunidades em Demonstração

– Oportunidades em Propostas

Para cada etapa do processo podemos limitar a quantidade de Oportunidades (WiPs). Limitar o WiP é assumir que o time terá que refletir sobre estratégias que possam melhorar a performance das vendas e isso de certa forma cria uma tensão positiva orientada para discussões e reflexões a cerca das oportunidades. A prática de limitação de WiP conduzirá naturalmente o time a uma cultura voltada para melhoria contínua que é considerada um dos fundamentos do Kanban.

No Kanban a limitação do WiP determina a cadência do time, de forma a evitar gargalos e sobrecargas. No nosso caso, a quantidade de esforço de venda não pode ser considerada restrita somente as tarefas internas do time, pois depende também de quanto cada Vendedor consegue e pode avançar com a venda junto ao Cliente, isso normalmente não é tão simples quanto parece, ou não pode ser considerado como uma atividade estanque limitada somente ao trabalho de backoffice do Vendedor. Sendo assim, os nossos WiP’s deverão ser limitados conforme o contexto de cada etapa do processo de venda:

– WiP limitado para Oportunidades em Prospecção:  Representa a quantidade de novos Negócios que deverão ser abertos para que a Meta seja atingida.

– WiP limitado para Oportunidades em Qualificação:  Representa a quantidade de Oportunidades que deverão ser qualificadas para que a Meta seja atingida.

– WiP limitado para Oportunidades em Demonstração:  Representa a quantidade de demonstrações que poderão ser realizadas pelo time de forma que não haja sobrecarga e tão pouco interfira no atendimento aos Clientes e no desempenho das vendas.

– WiP limitado para Oportunidades com Propostas:  Representa a quantidade de propostas que deverão ser acompanhadas (Follow-up) pelo time de forma que não haja sobrecarga e tão pouco interfira no atendimento aos Clientes e no desempenho das vendas.

O WiP, obviamente não pode ter um limite muito alto ou pequeno. Se o WIP for pequeno, e o Ticket Médio das vendas for baixo, a meta ficará distante demais, inversamente com o WiP muito alto, teríamos problemas com a falta de braço para atender todas as Oportunidades da forma que gostaríamos, muito embora em Vendas, esta situação seja desejável em muitas ocasiões.

Com relação à priorização das Oportunidades podemos utilizar o mecanismo de qualificação de Oportunidades (etiquetas coloridas). Lembrando que este mecanismo estará sujeito a mudanças a cada nova interação com o Cliente.

Como calcular a limitação de WiP

 Oportunidades em Prospecção

É um número inicialmente estimado e que necessita ser calibrado com o passar do tempo.

Para achá-lo, temos que fazer a seguinte pergunta: Olhando um quadro em qualquer mês anterior ao período estabelecido (Exemplo: Março), pergunto: Quantas oportunidades foram abertas (em Prospecção) e tornaram-se oportunidades qualificadas (em Qualificação)?

Para responder a essa pergunta temos que nos basear nas informações históricas e remontar o quadro como se estivéssemos no mês de Março.  Para o nosso exemplo vamos imaginar que tínhamos a seguinte posição histórica em Março:

De 10 Oportunidades abertas, 06 foram qualificadas, ou seja, 6/10 = 0,60, então a taxa histórica de conversão foi de 60%.

Quando você inicia um quadro pela primeira vez, você precisa aferir este número por estimativa até que tenha condição de acompanhar  e registrar este histórico baseado em fatos.

Como a quantidade de novos negócios é um dado muito incerto, vamos calcular esta quantidade somente depois de calcularmos o limite das Oportunidades em Qualificação que são números baseados em vendas já realizadas.

Oportunidades em Qualificação

Agora vamos imaginar que estamos na 1ª semana de abril com a soma de Propostas aprovadas totalizando R$ 1.000,00, com 4 propostas aprovadas e outras 8 oportunidades qualificadas. Dividindo-se a quantidade de Oportunidades com Propostas aprovadas pela quantidade de Oportunidades qualificadas chegamos a Taxa de Eficácia, ou seja: 4/8 = 0,50 (50%).

Ora, se o time então tem 50% perfazendo R$ 1.000 até aquele momento, quanto faltará para alcançar a Meta de R$ 15.000,00 em quantidade de oportunidades qualificadas?

Basta dividirmos a Meta de R$ 15.000,00 pelo resultado de [0,50 * R$ 1.000], que chegaremos ao limite de Oportunidades qualificadas que é de aproximadamente 30.

É claro que o time não vai parar de vender, afinal ele está no início de abril e a Meta vai até o final de junho.

Agora já podemos calcular a quantidade de novos negócios e para isso, basta aplicarmos o percentual de Conversão de 60% no WiP que acabamos de apurar, ou seja:  30/0,60 = 50 novos negócios.

Concluindo o que já calculamos até agora, então podemos dizer que para o volume de negócios fechado até o momento (4 oportunidades totalizando R$ 1.000), vamos precisar de 50 novos negócios e 30 oportunidades qualificadas para alcançarmos a Meta.

Oportunidades em Demonstração

O WiP aqui é totalmente empírico e será calculado com base na capacidade que o time terá de realizar as demonstrações. Normalmente a quantidade de oportunidades qualificadas é um ótimo indício para acharmos esse número. Por exemplo, se tivermos 3 pessoas habilitadas para fazer demonstração, podemos dividir a quantidade de Oportunidades em qualificação que é 30 por 3, o que resulta em 10, ou seja, naquele momento cada pessoa poderá ter até 10 apresentações até o final do período estabelecido.

Oportunidades em Proposta

É o mesmo conceito citado acima, porém o número base passará a ser a quantidade de oportunidades em Demonstração. Então temos 3 pessoas que deverão elaborar e acompanhar até 3 ou 4 propostas cada uma.

Fácil, não é mesmo?

Então resumindo temos o seguinte:

– WiP limitado para Oportunidades em Prospecção: 50

– WiP limitado para Oportunidades em Qualificação:  30

– WiP limitado para Oportunidades em Demonstração: 10

– WiP limitado para Oportunidades em Propostas: 3

Vejam que a atualização do WiP é dinâmica e estará sujeita a variações dos status das oportunidades e das propostas aprovadas.  No Kanban tradicional a mudança do limite de WiP está condicionada a análise do comportamento do fluxo de trabalho de tarefas que não deixam de existir de uma hora para outra, como acontece no Sales Kanban e é exatamente por isso que o WiP no nosso caso é dinâmico e influenciado pelos status das oportunidades e propostas.

Na prática o que quero dizer é que os seus dois primeiros WiP’s mudarão a cada Proposta aprovada e a cada Oportunidade incluída (seja em Prospecção ou Qualificação). Esta dinâmica permitirá que as Oportunidades sejam puxadas pelo time sempre da esquerda para a direita, permitindo a sua equipe dosar o esforço de venda de acordo com a avaliação de cada Oportunidade nas respectivas fases do processo.

Complementando a visão, perceba que seu WiP agora está amarrado ao resultado das vendas e não somente a execução da tarefa e isso determinará a cadência do esforço de venda perante a meta e não simplesmente a cadência das atividades realizadas individualmente em cada etapa, pois lembre-se, trata-se de Vendas e não produção.

Voilá!  Isso é Kanban, ou melhor Sales Kanban.

Na próxima e última parte deste artigo, veremos alguns Insights interessantes, clique aqui para acessar a Parte III.