Quando o contexto da pandemia provocado pelo novo coronavírus fez com que as empresas colocassem suas equipes para atuar remotamente, foi preciso adaptar os métodos de trabalho para um novo ambiente. Foi assim, também, com as instituições que atuam com agilidade utilizando o SAFe como framework.
Uma importante cerimônia, a PI Planning, outrora feita presencialmente, precisou migrar para o contexto on-line nas maiores das organizações, levando para o virtual as reuniões de planejamento dos times.
Neste artigo, vamos entender de forma sucinta como rodar uma PI Planning Online:
Briefing – para startar a PI Planning Online é necessário que o briefing esteja bem definido. Quem fica responsável por ele é o Executivo ou Business Owner. Ele apresenta o Contexto de Negócio explicando o estágio atual, o portfólio vision e como as soluções atuais estão atendendo as necessidades do cliente.
Openning (Abertura) – esta etapa inicial é conduzida pelo Facilitador (RTE) e durante a preparação você̂ pode dividir em blocos menores para que o público tenha uma visão mais clara. Este é o momento de dizer por que estamos ali. O RTE traz, de forma sucinta, os benefícios da PI Planning: foco, comunicação e alinhamento entre times. Neste momento, também é importante apresentar a agenda de toda a duração da PI Planning Online.
Planejando o Team Breakout – esse momento acontece duas vezes, uma no primeiro dia, e uma no segundo. No Team Breakout 1 os times devem planejar toda a PI, iteração a iteração, assim a apresentação do Draft e o Management Review que vem na sequência da reunião não fica comprometido ou incompleto por exemplo: com apenas duas iterações planejadas e a carga restante deverá ser distribuída para outro Team Breakout. Neste estágio a SoS acontece a cada hora e os Scrum Masters de cada time podem decidir qual a duração de cada SoS, e criar um painel onde eles mesmos podem ir atualizando durante o Team Breakout;
No Team Breakout 2 a mecânica é bem semelhante a primeira, mas aqui o BO precisa circular nas salas para discutir objetivos e atribuir valor de cada negócio a cada um deles e, ao término, os times precisam ter os seus planos finalizados, e não apenas um draft.
Apresentação dos planos – Concluindo o primeiro Breakout, o grupo se reúne para revisar os planos de cada time. Tenha certeza que estes planos não estão completos, no entanto é necessário esta revisão preliminar. Assim, os times terão tempo de revisar seus processos de planejamento, rever premissas, dependências, riscos e objetivos de PI. Aqui, sugerimos a seguinte agenda: capacidade e carga, objetivos de PI, riscos e impedimentos e, para finalizar o dia, perguntas e respostas.
Final Plan – Nesta sessão os times apresentam o seu plano, construído ao longo dos Team Breakouts, para todo o ART. Durante a apresentação, cada time precisa dizer a sua carga, velocidade, objetivos (comprometidos e não comprometidos) e riscos encontrados durante o planejamento. É esse o momento também que ocorre o confidence vote, momento que os participantes destacam a sua confiança naquele planejamento.
Retro – O objetivo deste momento é obter feedbacks de todas as pessoas que participaram da PI Planning Online para que o próximo seja ainda melhor. A sugestão é você sugerir uma espécie de “mini-retro” de cada time nas próprias salas onde os Team Breakouts foram realizados. Lembre-se também de limitar a quantidade de itens que eles irão destacar, caso contrário esta estratégia pode não funcionar muito bem. Na sequência, estes times podem voltar para a sala principal e, diante de uma gama muito mais restrita de itens, discutir um plano de ação.
