Normalmente, defendemos muito como principais características de um bom gestor a capacidade de gerenciar problemas e a capacidade de desenvolver as competências de sua equipe. Porém, há uma capacidade extremamente importante e raramente lembrada: a capacidade de facilitar interações. É uma capacidade extremamente útil principalmente quando faz-se necessário gerenciar problemas ou desenvolver competências em grupo. Quando esta necessidade surge (e não é raro), surgem as famosas e tão odiadas reuniões. E é justamente a capacidade de facilitação que vai tornar tais reuniões produtivas e muito menos estressantes, por 3 principais motivos:
- Um bom facilitador sabe quando uma reunião não é necessária;
- Um bom facilitador sabe comunicar claramente o objetivo de uma reunião;
- Um bom facilitador sabe como atingir o objetivo de uma reunião de forma produtiva.
Por que existem as reuniões?
Há um fenômeno tecnológico muito comum ocorrendo atualmente: os grupos do WhatsApp. O WhatsApp foi o primeiro aplicativo a ficar famoso que conseguiu gerenciar bem as conversas em grupo. Antes dele, como ouvi hoje mesmo, se você quisesse convidar pessoas para o seu aniversário, ou você tinha que ter a sorte de ter o e-mail de todos os convidados, ou teria que ligar para cada pessoa para fazer o convite. Em alguns outros casos piores, quando o evento depende da disponibilidade dos convidados, como uma partida de futebol, era preciso falar com cada pessoa e rezar para que ninguém tivesse problema algum com dia, horário ou local. Do contrário, era preciso falar com todas as pessoas novamente para sincronizar todo mundo. Nas organizações acontece o mesmo. Se qualquer um que precise sincronizar informações com um grupo de pessoas fosse proibido de fazer reuniões, teria que falar com cada pessoa. Sim, a pessoa poderia enviar e-mail para todos. Só que o e-mail é um meio de comunicação sujeito à interpretação, e provavelmente a maioria das pessoas que receberam o e-mail procurariam o remetente para confirmar uma ou outra informação. Resumindo: reuniões são necessárias e visam a comunicação produtiva. A existência delas não é o problema, o problema é a falta de disciplina e estrutura que elas possuem. O que as torna improdutivas e inconvenientes. Qualquer reunião que não possua planejamento e estrutura, seja ela remota ou presencial, para um projeto organizacional ou open-source, seja ela uma cerimônia de um framework de processos ou uma reunião de diretoria cotidiana, ela será improdutiva ou inconveniente. Isso não quer dizer que elas devam ser extintas.
O que é uma reunião facilitada?
Para entendermos o que é uma reunião facilitada, primeiro precisamos entender quando as técnicas de facilitação são apropriadas para uma reunião:
- Um problema importante foi identificado: Há um problema que precisa ser resolvido: um processo ineficiente, um cliente tendo problemas, um projeto que está excedendo suas restrições;
- A solução para um problema não é tão aparente: Se uma solução fosse óbvia, muito provavelmente seria implementada imediatamente. Para chegar a uma solução, será necessário uma compreensão e uma análise mais profunda do problema;
- Comprometimento faz-se necessário para que uma solução seja bem-sucedida: Uma solução precisa da aceitação – e frequentemente uma mudança de comportamento – de um grupo de pessoas. Sem comprometimento, até mesmo a melhor das soluções pode falhar.
Situações com estas características pedem por uma ou mais reuniões facilitadas. Basicamente, qualquer situação onde compreensão de informações e comprometimento de um grupo são necessários para se obter sucesso pedem por técnicas de facilitação.
Então, o que é uma reunião facilitada?
Segundo o autor e CEO da Leadership Strategies, Michael Wilkinson, uma reunião facilitada é uma reunião altamente estruturada onde o líder da reunião (o facilitador) guia os participantes por uma serie de passos pre-definidos até um resultado que é criado, compreendido e aceito por todos os participantes.
Com esta definição, chegamos aos seguintes aspectos:
- Toda reunião facilitada possui um proposito ou resultado a ser alcançado. Por exemplo, o proposito de uma reunião em particular pode ser criar um plano estratégico para uma organização, melhorar a eficiência de um processo específico, ou definir uma solução para um problema complicado;
- Para a criação de um resultado, os participantes são guiados por uma serie de passos pre-definidos;
- O papel de um facilitador é guiar os participantes através dos passos. Facilitadores não ditam uma solução. Em vez disso, eles usam a sua compreensão dos passos do processo e de dinâmica de grupos para ajudar o grupo a atingir os resultados desejados, dadas as necessidades e características específicas de cada participante.
Mas, porque os participantes devem “criar, compreender e aceitar” o resultado? Porque é isso que cria uma “Decisão Efetiva”:
Decisão Efetiva = Decisão Correta X Comprometimento com a Decisão
Novamente, podemos ter a decisão mais correta possível. Sem o comprometimento dos que precisam executar as tarefas inerentes, não há efetividade. Da mesma forma, mesmo que você, como o líder de uma equipe, saiba qual a solução correta, a efetividade da solução pode ser anulada se os outros membros da equipe não estiverem comprometidos. E como construir tal comprometimento? Essa é a tarefa do processo de facilitação.
E o que faz um facilitador?
Quando você é um facilitador, você atua em alguns papeis, cada um com responsabilidades específicas:
Motivador: Do início de uma reunião às palavras finais, você deve manter a energia do grupo, criar o senso e manter o ritmo.
Guia: Você precisa conhecer os passos do processo que o grupo vai executar do início ao fim. Você precisa guiar os participantes cuidadosamente através de cada passo.
Questionador: Você precisa estar atento à discussão e estar preparado para analisar rapidamente e comparar comentários e formular perguntas que ajudem a gerenciar a discussão do grupo.
Conector: Você precisa criar e manter um ambiente seguro e aberto para o compartilhamento de ideias. Onde algumas pessoas enxergam diferenças, você precisa encontrar similaridades para estabelecer uma fundação para o consenso.
Clarividente: Durante a reunião, você precisa procurar cuidadosamente por sinais de tensão, cansaço, irritação e desautorização – e agir rapidamente para evitar comportamentos disfuncionais.
Pacificador: Apesar de quase sempre ser melhor evitar confrontos diretos entre os participantes, tal evento pode acontecer. Você precisa intervir rápido, reestabelecer a ordem, e direcionar o grupo para uma resolução construtiva.
Vigia: Você é o maior responsável por manter a reunião nos trilhos. Isso significa cortar friamente discussões irrelevantes, prevenir dispersões, e manter um nível consistente de detalhes durante a reunião.
Incentivador: A cada oportunidade, você deve agradecer e incentivar os participantes pelo esforço dispensado ao progresso da reunião, e pelos resultados que estão atingindo. Incentive bem, frequentemente e especificamente.
Não é preciso mencionar o quão exaustiva é uma reunião facilitada para um facilitador, certo?
E quando a facilitação não é apropriada?
Há algumas situações em que técnicas de facilitação não são necessárias:
- Não há nada a ser criado: Uma decisão já foi tomada para seguir uma determinada direção. Neste caso, uma reunião facilitada para decidir que direção tomar seria uma perda de tempo. Na realidade, os participantes podem perceber uma reunião como essa confusa, uma vez que uma solução já foi criada. Todavia, uma reunião sobre como implementar a decisão pode ser apropriada.
- Uma situação ou as informações relacionadas à situação são muito complexas ou confidenciais para a devida compreensão do grupo: Durante o desenvolvimento de um determinado software, há reuniões facilitadas que guiam a compreensão de um grupo de profissionais sobre os requisitos do software em questão. Depois, dada a complexidade do trabalho de desenvolvimento do software, o grupo se organiza para que cada profissional trabalhe individualmente. Então, frequentemente, reuniões facilitadas de revisão e planejamento são executadas durante o desenvolvimento do produto.
- Os participantes não são obrigados a aceitar uma solução: Um grupo qualquer de pessoas em uma conferência discute quais palestras cada uma irá assistir. O resultado da discussão é uma lista de palestras que serão assistidas, e cada pessoa compreende a importância das palestras para si. No entanto, não há necessidade de uma pessoa aceitar a decisão da outra. Em contrapartida, uma reunião facilitada seria necessária caso o grupo de pessoas fosse do mesmo departamento, e o desejo fosse que o departamento aproveitasse ao máximo as palestras que serão apresentadas na conferência. Neste caso, a facilitação seria útil para definir as palestras mais importantes para o departamento e as palestras mais adequadas para cada pessoa.
- O tempo não permite uma abordagem com facilitação: Um cliente tem um problema grave em produção e precisa urgentemente de uma solução para não perder dinheiro. Há uma equipe que cuida do software em produção, e que precisa solucionar o problema. Não há tempo para uma reunião facilitada que ajude a decidir qual a raiz do problema e quais são as opções de solução para, por fim, chegar à decisão. É preciso resolver o problema, salvar o cliente e, depois, explorar as raízes do problema.
Mantenha em mente que facilitação constrói o comprometimento e que, para algumas situações – apesar da urgência – comprometimento é tão essencial que você não pode se permitir não usar técnicas de facilitação.
Por fim, quando a facilitação não é usada apropriadamente, o resultado pode ser frustrante e muito pouco efetivo. Porém, quando usada apropriadamente, a facilitação pode trazer excelentes resultados através do forte comprometimento gerado para as ações.
Fonte: The Secrets of Facilitation, Michael Wilkinson
