Você sabe realmente o que é uma Daily Scrum Meeting? Então lá vai uma explicação clara e direta:
“A cada dia do Sprint a equipe faz uma reunião diária, chamada Daily Scrum. Ela tem como objetivo disseminar conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar impedimentos e priorizar o trabalho a ser realizado no dia que se inicia. Os Daily Scrums normalmente são realizadas no mesmo lugar, na mesma hora do dia. Idealmente são realizados na parte da manhã, para ajudar a estabelecer as prioridades do novo dia de trabalho.”
Analisando todo o ambiente da Daily Scrum, criamos algumas dicas que facilitarão o processo:
1. Menos de 15 minutos
A maioria das pessoas tendem a se dispersar em reuniões longas.
Quinze minutos é tempo mais que suficiente para que que todos os membros de times pequenos (três pessoas do Development Team) interajam. Já para times maiores (nove membros do Development Team) isso pode ser considerado pouco tempo para que todos sejam ouvidos.
A questão principal é que estender a reunião dificilmente será uma decisão acertada, pois reuniões longas tendem a ser maçantes. Pessoas costumam dispersar em reuniões longas e continuam sem entender o que está ocorrendo.
O papel do ScrumMaster é tornar a Daily Scrum eficiente, ou seja, atingir o objetivo da Daily Scrum no máximo que a timebox pré-definida permite.
Mesmo se a reunião for se estender por mais de quinze minutos, faz sentido forçar a sua finalização no tempo estabelecido para reforçar o conceito de timebox e despertar o interesse do Development Team em ser eficientes na comunicação.
Para não tomar tempo em demasia da Daily Scrum, deve-se criar reuniões separadas quando o assunto não for de interesse geral, evitando assim que se perca o foco.
As próximas dicas devem ser encaradas como formas de manter a Daily Scrum na Timebox.
2. Melhorar o canal de comunicação em times remotos
“Se uma pessoa do time está remota, todo o time está remoto.” Lisette Sutherland
Assumindo esta frase para a Daily Scrum, todos os integrantes do time devem se comportar como se estivessem remotos caso apenas uma única pessoa esteja remota.
Dessa forma, todos devem participar desta reunião por meio de comunicação remota e não apenas aqueles que estiverem remotos. Isso evita que a reunião se subdivida em duas reuniões, a presencial e a remota.
Outra recomendação para diminuir o gap de comunicação entre os envolvidos é o uso de ferramentas de videoconferência ao invés de utilizar e-mails, WhatsApp ou telefone. Isso ajuda a perceber nuances na comunicação como incertezas, sarcasmos e insegurança.
A videoconferência irá aumentar o foco das pessoas na reunião, pois isso irá diminuir a chance de que assuntos sejam tratados em separado.
3. Conversar com o Product Owner em outro momento
O PO pode falar com o Development Team a qualquer momento do dia menos no horário da Daily Scrum
A Daily Scrum não é uma reunião para relatar o progresso para o Product Owner ou para qualquer outra pessoa que não seja membro do Development Team. Na verdade, o ScrumMaster deve assegurar que somente os próprios membros do Development Team participem desta reunião.
Caso o Product Owner deseje conversar com o Development Team ele deve encontrar um momento durante o dia exceto durante a Daily Scrum para ter essa conversa, pois existe grande chance de o time deixar de conversar sobre microgestão, que é o foco desta reunião.
Vale ressaltar que segundo o Scrum Guide o PO não deve fazer parte da Daily Scrum tendo em vista que a maioria dos times fazem Status Report para o Product Owner quando este está presente na Daily Scrum.
E finalmente, utilizando palavras do próprio Scrum Guide, o ScrumMaster reforça a regra de que somente os integrantes do Development Team participem da Daily Scrum.
4. Não fazer Status Report ao ScrumMaster
ScrumMaster não é chefe do Development Team
Em times que estão em transição para o Scrum é comum que o Development Team encare o ScrumMaster como um gerente, coordenador ou simplesmente chefe. Pelo Scrum não existe um papel de gestor do Development Team.
Existe a liderança situacional dentro do próprio Development Team em relação a assuntos técnicos, por exemplo, e a microgestão do Development Team. O ScrumMaster não exerce qualquer tipo de liderança ou gestão sobre os itens citados.
Para se assegurar que isso não ocorra na Daily Scrum, o ScrumMaster não deve cobrar nenhum tipo de entrega ou ainda cobrar progresso de tarefas dentro da reunião. De forma mais pragmática ele pode se ausentar da Daily Scrum para deixar ainda mais clara essa premissa.
Vale destacar que uma das mudanças mais importantes na versão atual é que o objetivo da Daily Scrum é que o time deve usar esta reunião para entender como trabalhar junto e se auto-organizar para atingir a Meta da Sprint.
5. Impedimentos devem ser notificados imediatamente ao ScrumMaster
Houston we have a problem, and we are blocked to lauch
Alguns membros do Development Team erroneamente aguardam a Daily Scrum para notificar o ScrumMaster sobre impedimentos.
Tecnicamente a resposta dada a pergunta sobre a existência de obstáculos que impeçam o atendimento da meta da Sprint durante a Daily Scrum é para que o Development Team seja notificado no máximo nesta reunião sobre a ocorrência deste impedimento.
Se um membro do Development Team aguarda até a realização da Daily Scrum para notificar a ocorrência de um impedimento ao ScrumMaster, ocorre um desperdício de tempo para o início dos trabalhos do ScrumMaster naquele tema e por consequência um tempo maior para resolução do problema.
E não se deve-se esquecer que o ScrumMaster tem de garantir que a reunião ocorra da maneira correta e que para isso ele não necessita estar presente.
6. Quebrar o contato visual com o facilitador
Ops, onde foi parar o facilitador?
O facilitador deve sempre quebrar o contato visual para evitar que ele seja o principal ator da reunião.
É muito comum que os membros do Development Team comecem a fazer a reunião olhando diretamente para o facilitador e dessa forma a reunião tende a ter uma conotação de Status Report ao facilitador.
O facilitador deve entender que a Daily Scrum é uma reunião de inspeção e adaptação do trabalho do dia a dia do Development Team para o próprio Development Team.
O facilitador pode quebrar esse contato visual de diversas maneiras. Como exemplo: ficar a trás do flipchart, ir ao banheiro, sair da sala, ou ficar atrás de alguém ou de alguma coisa. Acredite isso já rendeu momentos engraçados, mas no fim todos acabam entendendo.
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