É difícil garantir que todos saibam o que está acontecendo em uma organização. Encontrar tempo para reuniões síncronas regulares em agendas lotadas pode ser muito difícil, especialmente quando os colegas trabalham em fusos horários diferentes ou têm padrões de trabalho diferentes. Ninguém quer relatórios onerosos para escrever (ou ler!), mas muitas pessoas acham mais fácil comunicar-se por escrito porque isso dá mais tempo para pensar sobre o que estão dizendo e como dizê-lo. O “15/5 Report” pode ser um veículo ideal para um compartilhamento fácil e conciso.
O “15/5 Report” foi originalmente criado por Yvon Chouinard, fundador da Patagonia, e talvez tenha inspirado as famosas perguntas da daily standup do Scrum. Yvon Chouinard reconheceu que passava muito tempo fora do escritório, por isso precisava de uma maneira de obter rapidamente as informações de que precisava, sem colocar muita carga em relatórios. Ao pedir aos membros da equipe que completassem “15/5 Reports” semanalmente, ele poderia manter um pulso regular de informações entre as equipes e a organização.
Eles são chamados de 15/5 porque não devem levar mais do que 15 minutos para escrever e 5 minutos para ler.
O “15/5 Report” consiste essencialmente em algumas questões centrais, como as abaixo.
“15/5 Report” – Questões Centrais
1. Quais são as suas principais conquistas esta semana? Do que você está mais orgulhoso(a) ou satisfeito(a)?
Esta questão dá início ao report com um tom positivo. Os membros da equipe também podem ser convidados a adicionar conquistas não relacionadas ao trabalho – o que quer que eles se sintam bem naquela semana. Em um momento difícil, pode ser simplesmente um: “Consegui sobreviver até agora”.
2. Há algo que preocupa você dentro ou fora do trabalho?
Esta é uma questão crítica. E está tudo bem se a resposta for “nada”, mas continue perguntando, porque vai chegar o momento em que as pessoas terão preocupações e isso deixa claro que está tudo bem e é esperado que elas as se expressem.
É claro que os membros da equipe também devem saber que não precisam esperar o “15/5 Report” para levantar quaisquer preocupações importantes ou urgentes.
3. Como você está se sentindo e qual é o moral da equipe ao seu redor?
Esta é uma checagem da temperatura para o bem-estar individual e a cultura do time. Pode levar semanas ou meses até que as pessoas comecem a responder honestamente a esta pergunta, mas ela é muito importante.
4. Há algo que eu possa fazer melhor ou diferente que possa ajudar você?
Como líder, é fundamental que você peça feedback com frequência. Novamente, esta pergunta pode levar semanas ou meses até que você receba algo construtivo, porque pode levar algum tempo para que as pessoas reconheçam que é seguro lhe dar feedback. Lembre-se de que, quando você receber algo, é essencial que você seja visivelmente aberto ao feedback e aja de acordo.
Implementando “15/5 Reports” em sua equipe
Em seus primeiros “15/5 Reports”, as pessoas podem não ser particularmente sinceras ou abertas. Mas à medida que o tempo passa e isso se torna um hábito, as pessoas começarão a se sentir psicologicamente mais seguras para serem mais honestas. No entanto, isso só funciona se você responder de forma produtiva e gentil ao que as pessoas escrevem – especialmente se for um feedback para você.
Certifique-se de responder a todos os relatórios – mesmo que seja um rápido reconhecimento e agradecimento – porque é muito desmotivador para as pessoas escreverem um report sem receber uma resposta e isso pode causar que parem de enviá-los ou enviem relatórios superficiais.
Se realizado de maneira assíncrona, uma ideia é os membros da equipe enviarem os “15/5 Reports” na quinta-feira à tarde, assim você terá a sexta-feira para se inteirar das informações chaves. Mas essa não é uma regra rígida; você pode escolher o momento que funciona melhor para sua equipe.
Uma outra ótima sugestão é incluir as perguntas em seu convite de reuniões 1:1 com os membros da equipe. Dessa forma eles poderão se preparar de maneira eficaz para tais encontros.
Mesmo que você tenha dez ou mais pessoas enviando relatórios para você, esse é um método excelente e muito simples de garantir que você possa apoiar sua equipe da maneira mais eficaz possível.
Se você é um membro do time, você não precisa de permissão para começar a enviar seus “15/5 Reports”. Provavelmente, assim que você começar a enviá-los, seu gerente reconhecerá o valor e começará a apreciar tais relatórios (e a você por iniciá-los)! Na pior das hipóteses, se o seu gerente não se envolver, o “15/5 Report” pode ser um ótimo formato para suas próprias reflexões regulares sobre o trabalho.
Fonte: https://psychsafety.co.uk/15-5-reports/
