Un momento para que el equipo reflexione y sea más efectivo, las retrospectivas ágiles ajustan y optimizan el trabajo del equipo ágil mientras que, gracias a ella, es posible transmitir información hacia y entre los equipos a través de la conversación, como señala el propio Agile Manifesto, debe ser “cara a cara”. Pero ¿qué pasa ahora, con el equipo todo remoto? ¿Cómo va esta retrospectiva a distancia?
Se da la circunstancia de que en marzo de 2020 la pandemia provocada por el nuevo coronavirus obligó a las empresas a superar las restricciones del trabajo presencial con equipos, obligando a los líderes a buscar de forma remota formas de mantener la eficacia.
Es así como soluciones para mitigar los impactos funcionales, especialmente aquellos cuyas relaciones cara a cara son fundamentales, buscaron en las herramientas en línea formas de minimizar y superar esta falta de contacto. Por tanto, la retrospectiva a distancia apunta a una solución inteligente en la búsqueda de formas resolutivas de seguir la obra a pesar de la distancia.
EL EVENTO ÁGIL “RETROSPECTIVA”
Las retrospectivas ágiles son fundamentales para reflexionar, adaptar, prevenir y aprender de una situación dada. Permiten corregir y adelantar incrementos de software, por ejemplo, pero también están vinculados a la evaluación del comportamiento de los miembros del equipo, mejoras sistémicas en la automatización e incluso problemas y flujos que impactan en la productividad del equipo.
Es por ello que las retrospectivas realizadas promueven de manera efectiva la mejora continua y sistémica en los procesos de producción y evolución. Todo un grupo reunido en un mismo lugar debatiendo un tema con un objetivo común, hace que este evento sea ágil, sinónimo de éxito y evolución.
Los autores del libro “Agile Retrospectives: Making Good Teams Great” clasifican una retrospectiva en cinco momentos clave:
- Apertura – es el momento en que se revisan los objetivos de la reunión y se establece un ambiente que favorece los discursos honestos de las personas;
- Recopilación de datos – tiempo para crear una imagen compartida de todos a través de la presentación de las perspectivas de cada miembro sobre el Sprint que ha pasado;
- Generar ideas – este es el momento de discutir los temas planteados anteriormente, utilizando dinámicas que ayuden a este fin;
- Decisión sobre qué hacer – ahora el equipo enumerará pequeñas mejoras que se encargarán de corregir las fallas verificadas;
- Cierre – Para finalizar la reunión, es importante resumir el compromiso de mejorar. Además, es el momento de aprovechar para agradecer al equipo su trabajo e incluso hacer un “debrief” para mejorar la próxima reunión.
LOS RETOS DE LA RETROSPECTIVA A DISTANCIA
Ahora, para responder a la pregunta de este artículo: no, las retrospectivas remotas no están fallando. Pero requieren una atención especial y de eso vamos a hablar ahora.
Si, por un lado, mantener los sistemas en funcionamiento es fundamental, por otro lado, ser el facilitador de cualquier evento remoto presenta desafíos que imponen un nuevo modus operandi. Eso es porque hay una serie de problemas comunes en cualquier reunión que se celebre virtualmente.
Y los problemas pueden ir desde los técnicos, como la conexión a internet, problemas informáticos, errores en las herramientas elegidas para las dinámicas, hasta los de comportamiento y compromiso de las personas, como la falta de concentración e interacción social, conversaciones paralelas y dudas sobre cuándo. hablar, por ejemplo.
Para evitar que estas dificultades se conviertan en obstáculos que comprometan la retrospectiva a distancia, existen algunos consejos que el facilitador puede transmitir al equipo. Los dividiremos en dos partes: la primera es facilitar la reunión en sí y, para ello, es importante crear un ambiente propicio para la interacción entre los participantes.
Este ambiente es fundamental para la confianza y la colaboración entre los miembros del equipo, permitiéndoles hablar libremente sobre los problemas, señalando lo que los hace diferentes. Estos diferentes puntos de vista entre los miembros del equipo son normales y saludables y, más fundamental aún, es que valores ágiles como la confianza y el coraje confluyen hacia el aprendizaje y su madurez.
Ahora, la segunda parte importante se refiere a los factores técnicos y de comportamiento del equipo. Por lo tanto, los consejos a continuación se pueden pasar al equipo incluso antes del inicio de la reunión y pueden servir como un «acuerdo» entre los miembros del equipo:
- Invierta en equipos de calidad, especialmente de audio;
- Encuentre un lugar con poco o ningún ruido para que la llamada no se vea comprometida;
- Deje la cámara de video encendida, a menos que se rompa la conexión;
- Conéctese a la llamada unos minutos antes de lo programado para evitar contratiempos y use ese tiempo para probar la cámara y el micrófono.
- Coloque su cámara de modo que la mire y no en un punto brillante detrás de ella;
- Aunque sea online, la reunión sigue siendo un trabajo y es importante vestirse en consecuencia;
- Evite otras actividades, como responder correos electrónicos o WhatsApp, por ejemplo;
- Cuando no esté hablando, apague su micrófono.
Recuerde, una retrospectiva ágil, ya sea remota o presencial, es una oportunidad para hacer que las cosas funcionen para que se puedan lograr mejoras. Todo el equipo debe estar alineado con el propósito de entregar valor a su cliente y/u organización. Se conseguirán mejoras en la medida que haya una evolución real en la madurez del equipo en función de los resultados deseados.
