Cuando el contexto de la pandemia provocada por el nuevo coronavirus hizo que las empresas pusieran a trabajar a sus equipos de forma remota, fue necesario adaptar los métodos de trabajo a un nuevo entorno. Este también fue el caso de las instituciones que actúan con agilidad utilizando SAFe como marco.
Una importante ceremonia, PI Planning, una vez realizada de forma presencial, tuvo que migrar al contexto online en las organizaciones más grandes, llevando las reuniones de planificación de los equipos a lo virtual.
En este artículo, comprenderemos brevemente cómo ejecutar un PI Planning Online:
Briefing: Para iniciar PI Planning Online, es necesario que el briefing esté bien definido. Quien tiene a su cargo es el Ejecutivo o Business Owner. Él presenta el contexto empresarial explicando la etapa actual, el portafolio de visión y cómo las soluciones actuales satisfacen las necesidades de los clientes.
Openning (Apertura): Este paso inicial lo dirige el facilitador (RTE) y durante la preparación puede dividirlo en bloques más pequeños para que la audiencia tenga una visión más clara. Este es el momento de decir por qué estamos allí. RTE trae, de manera sucinta, los beneficios de PI Planning: enfoque, comunicación y alineación entre equipos. En este punto, también es importante presentar el cronograma durante toda la duración de PI Planning Online.
Planeando el Team Breakout: Este momento ocurre dos veces, una el día uno y otra el día dos. En Team Breakout 1, los equipos deben planificar toda la IP, iteración por iteración, para que la presentación del Draft y el Management Review que sigue a la reunión no se vea comprometida o incompleta, por ejemplo: con solo dos iteraciones planificadas y la carga restante debe ser distribuido a otro Team Breakout. En esta etapa, el SoS ocurre cada hora y los Scrum Masters de cada equipo pueden decidir cuánto durará cada SoS y crear un tablero donde pueden actualizarse durante Team Breakout;
En Team Breakout 2, la mecánica es muy similar al primero, pero aquí el BO necesita circular por las salas para discutir objetivos y asignar valor a cada negocio a cada uno de ellos y, al final, los equipos necesitan tener sus planes finalizados, y no sólo un borrador.
Presentación de planes: Completando el primer grupo, el grupo se reúne para revisar los planes de cada equipo. Tenga la seguridad de que estos planes no están completos, sin embargo, esta revisión preliminar es necesaria. Por lo tanto, los equipos tendrán tiempo para revisar sus procesos de planificación, revisar suposiciones, dependencias, riesgos y objetivos de PI. Aquí sugerimos la siguiente agenda: capacidad y carga, objetivos IP, riesgos e impedimentos y, para terminar el día, preguntas y respuestas.
Plan final: En esta sesión, los equipos presentan su plan, construido sobre los Team Breakouts, para todo el ART. Durante la presentación, cada equipo debe decir su carga, velocidad, objetivos (comprometidos y no comprometidos) y riesgos encontrados durante la planificación. Este es también el momento en que ocurre el voto de confianza, cuando los participantes enfatizan su confianza en ese plan.
Retro: El propósito de este momento es obtener comentarios de todos los que participaron en PI Planning Online para que el próximo sea aún mejor. La sugerencia es que plantees una especie de «mini-retro» de cada equipo en las mismas salas donde se realizaron las Team Breakouts. También recuerde limitar la cantidad de elementos que resaltarán, de lo contrario, esta estrategia puede no funcionar muy bien. Posteriormente, estos equipos pueden regresar a la sala principal y, frente a una gama mucho más limitada de elementos, discutir un plan de acción.
