Se você tivesse que escolher apenas uma cerimônia ágil para o seu time, qual seria? Bom, para mim seria a Retrospectiva.
Isso porque eu acredito que ela nos leva para outras ações. Muito embora se trate de um momento extremamente precioso ela também é igualmente desafiadora, especialmente para o facilitador.
E para te ajudar, nós separamos alguns anti-padrões e dicas para uma Retrospectiva.
Bora lá?
Antes de entrar no detalhe é importante que você entenda que não há uma prescrição absoluta para resolver os problemas.
Estamos falando de pessoas que sofrem influências do ambiente e da cultura em que estão inseridas.
Observe também os seus limites e reconheça que você não controla as pessoas, o máximo que pode fazer é criar as estruturas onde elas operam.
Pondere também o estágio do time, a própria definição de “time” traz na sua essência algo que pode levar tempo para amadurecer e aprender com os seus próprios erros.
Portanto, leia o conteúdo sempre avaliando o seu contexto.
Não fazer a Retrospectiva
Pois é, ainda tem muito time por ai que não faz a retrospectiva porque está entupido de trabalho.
Este tipo de comportamento fere o core do mindset ágil.
Sem melhoria contínua e inspeção não conseguimos ser ágeis.
A coisa mais importante aqui é entender o propósito. Tem que haver um sentido para fazê-la.
O Scrum e o SAFe, por exemplo, reservam tempo para a retrospectiva. Então, uma boa dose de disciplina e rotina ajudam.
Se você é um Scrum Master ou Agile Coach treine o Product Owner e o time para dizer ‘Não’.
Um facilitador não pode acreditar que retrospectiva não é trabalho, por isso, faça todo o esforço para manter a agenda.
Não celebrar os ganhos
Isto pode ser notado quando não falamos das vitórias e fatos positivos que ocorreram durante o ciclo de trabalho.
Uma agenda previamente definida já com um tempo dedicado para falar exclusivamente dos pontos positivos é um bom começo, mas não é tudo.
Um empurrãozinho adicional pode ser necessário.
Usar algum mecanismo de memória da iteração costuma ajudar.
Já vi alguns Scrum Masters deixarem uma caixa de sapato fechada no escritório ao alcance de todo o time para que as pessoas coloquem post-its com fatos marcantes daquela iteração.
Agora, em tempo de pandemia e times remotos, use o Jamboard, Miro ou qualquer outro painel digital para expor as conquistas, ainda que sejam pequenas.
Você também pode ser ainda mais lúdico e montar previamente um material destacando as vitórias do time.
Uma outra boa estratégia pode ser trazer algum fato pessoal de membros do time como, por exemplo:
- O nascimento da filha de alguém;
- O fato do Product Owner ter finalmente almoçado com o time;
- O retorno das férias de alguém do time e muitas outras.
Estas ações promovem conexão e a empatia entre as pessoas.
Pense também na possibilidade de usar os Kudo Cards na iteração ou na retro. Esta ferramenta do Management 3.0 fomenta o reconhecimento entre pares e costuma se bem recebida pelos times.
Problemas fora do time
Aqui tudo funciona maravilhosamente bem!
O time sempre aponta para fora. É como se tudo lá dentro funcionasse bem ou o que não funciona bem é porque algo lá fora está impedindo.
Antes de tudo você precisa identificar porque isto ocorre.
O ideal é manter o foco das pessoas nos problemas que elas podem resolver.
Isto gera um senso de responsabilidade e de pequenos ganhos.
Porém, você como facilitador precisa deixar seus julgamentos de lado e fazer uma leitura um pouco mais fria, eu diria.
De fato, alguns aspectos externos podem estar impedindo o time. A questão é e se tudo lá fora fosse perfeito, como seria o nosso trabalho?
Bom, então está aí a primeira provocação a ser feita.
Se não temos alçada para resolver o problema lá de fora, você também pode pedir para eles criarem algum plano de contorno ou algo para demonstrar isso para as partes externas.
Sem ações na Retrospectiva
É a nossa incrível capacidade de não gerar ações.
Este tipo de anti-padrão normalmente está associado ao anterior, mas pode também estar associado a outros fatores.
Aqui a habilidade do facilitador pode ser colocada em check.
Você precisa criar um mecanismo para gerar ações, ainda que um desabafo possa aliviar o stress do momento, não resolve o problema.
Uma agenda bem organizada ajuda o facilitador e o time a não cair nessa armadilha.
Separe tempo para as “dores” e também para as ações. O simples fato de limitar o tempo já dá as pessoas alguma objetividade.
Use, por exemplo, “dot voting” para escolher o problema e a possível solução.
Além disso, você pode lançar mão de outras ferramentas facilitadores como Diagrama de Ishikawa, Brainstorm e a Matriz de Esforço e Benefício.
Lembre-se que a ação pode até ter um owner dentro do time, mas tem que ser um compromisso de todos e que, além disso, sempre é melhor “ter uma ação na mão do que várias ações voando”.
Crie esse ritmo com o time dando a eles autonomia para fazerem escolhas e coletar os resultados.
Product Owner fora da Retrospectiva
Alguns times colocam o Product Owner como alguém fora do time. Infelizmente alguns Scrum Masters também fazem isso.
Mas você não, estou certo?
Não permitir o PO na retrospectiva impede ele de evoluir e pode enviesar a retrospectiva para abordar somente aspectos técnicos.
Porém, pode ser que o próprio Product Owner não queira participar por alguma razão.
Se essa for a sua situação é bom entender o porquê.
Como eu já disse, falta de tempo e não se sentir parte do time podem ser alguns indicativos importantes.
Responsabilização ou
procurar culpados
(A culpa é minha e eu coloco em quem eu quiser).
Precisamos buscar os 5 porquês ao invés dos “5 quem fez”.
Aqui eu gosto de pensar no “Poka Yoke” que vem lá do sistema Toyota de produção.
Poka Yoke significa a “prova de erros” e consiste em olhar para a falha com o viés do processo e nunca das pessoas.
Ou seja, sempre que uma falha ocorre, nós pensamos qual melhoria no sistema/processo nós podemos fazer para que ela não ocorra mais.
Que tal convidar seu time para melhorar o processo?
Sem inovação
Uma forma de tornar a retrospectiva mais atrativa também é fechar o ciclo de experimentos.
Algumas literaturas recomendam 80/20 ou 90/10, ou seja, boa parte do tempo é trabalho e uma pequena pode ser reservada para experimentos, inovação e aprendizado.
Inovação e experimentos pode ser a adoção de práticas de mercado como, por exemplo: story points, BDD, Cost of Delay, etc.
Pode ser também mudar o horário de daily, utilizar uma nova métrica de produto ou promover encontros para fomentar uma Comunidade de Práticas.
Aqui, dependendo do seu contexto, o leque de opções pode ser infinito. O ideal é você pode pensar em várias situações e trazê-las como experimentos.
Eu acredito que isso se conecta bem com a retrospectiva porque podemos coletar feedbacks daquilo que foi colocado em prática e também promover novos experimentos.
Para isso, normalmente eu gosto de usar uma outra ferramenta do Management 3.0 que é o “Celebration Grids“.
Concluindo
Vale dizer que sem uma preparação e uma agenda clara nada disso vai funcionar.
Você como facilitador precisa preparar toda e qualquer reunião, independente do seu tamanho. E com a retrospectiva não é diferente.
Em um outro artigo nós vamos trazer mais dicas de preparação, comportamentos e ideias para você lidar com conflitos que podem ser observados durante a retrospectiva, mas como eu disse isto é papo para um outro artigo.
Fique de olho aqui no nosso Blog e acompanhe os próximos artigos sobre esse tema.
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