Recentemente nosso time realizou uma PI Planning com aproximadamente 120 pessoas em um de nossos clientes. Percorremos um caminho até chegar o grande dia. Aqui estão 10 lições importantes sobre o processo
1. Estabeleça uma data
Estabeleça uma data factível e ao mesmo tempo desafiadora. Feito isso trabalhe diariamente por este objetivo.
Se reúna com a liderança diariamente para avaliar o andamento e direcionar ações para remover impedimentos.
Lembre-se: a frustração por não fazer a PI Planning é sempre maior do que qualquer problema que pode ocorrer durante a sua realização.
2. Tudo é importante!
Um bom espaço físico, backlog priorizado, agenda, ferramentas, postits, tomadas, wifi e um bom café são extremamente importantes.
Quanto melhor o seu trabalho na preparação, menores são as chances de dores de cabeça durante o evento.
Seu checklist de preparação deve contemplar itens de logística, organização e conforto para as pessoas. Tenha especial atenção com a preparação do Backlog do ART. Prepare sessões de priorização. Converse com os PMs e Arquitetos, questione milestones, peça o envolvimento de stakeholders e fique atento ao que o SAFe chama de socialização de Features. Todo mundo deve saber qual será o input de negócio para aquele ciclo de PI. Isto evita problemas e desgastes na PI Planning.
3. Agenda da PI Planning
Ainda relacionado ao tópico anterior, mas em destaque: agenda!
Você deve propor a agenda, porém também precisa vendê-la muito bem. Então, converse com as pessoas. Explique o que irá ocorrer em cada parte da PI Planning e o que se espera dela. Ajude as pessoas com materiais, apresentações e, se for necessário, faça um pequeno ensaio com ela antes do evento.
Deixe claro a importância de cada etapa. Sensibilize as pessoas quanto a necessidade de manter a agenda no trilho. Seja firme na condução e não cai na tentação de aumentar os time-boxes previamente estabelecidos. Esta atitude pode passar uma imagem negativa para as pessoas e elas perderem o senso de urgência.
4. Aprecie críticas e sugestões
Durante a preparação algumas pessoas podem demonstrar receio do que você está tentando fazer e de forma muito natural vão te questionar o tempo todo: “será que é preciso ‘juntar’ todas essas pessoas?”, “a liderança já estabeleceu as metas”, “vamos deixar os times planejarem seu trabalho separadamente”.
Ouça e aprecie cada questionamento, crítica ou feedback. Tudo é valioso para você.
No começo pode parecer que você está tentando mover uma montanha ou falando com as paredes, mas não desanime. Lembre-se que o que você está tentando fazer é realmente grandioso e oferece um impacto significativo para os negócios da sua empresa.
5. Treinamento e capacitação
Uma parte fundamental do movimento é treinar as pessoas. Alinhar a linguagem, trazer novos conceitos e a dinâmica de trabalho do SAFe gera engajamento e não só conhecimento.
A capacitação cria musculatura e senso crítico para as pessoas que definitivamente farão a engrenagem girar.
Neste caso específico, treinamos as pessoas em Leading SAFe, SAFe Scrum Master, SAFe POPM e SAFe For Teams. Neste último, inclusive, pudemos contar com a grande maioria das pessoas do ART, ou seja, reunimos líderes, pessoas de negócios, desenvolvedores, testadores, arquitetos para, entre outras tantas discussões e aprendizados, um grande ensaio para a PI Planning.
6. Scrum Master é peça fundamental
Saiba que muitas coisas são impossíveis de serem feitas sem bons Scrum Masters.
Entenda que eles replicam seus comportamentos e orientações para lugares mais distantes.
Então, dê a eles atenção especial e tempo na preparação e durante o evento. Despertar o senso de comunidade nestes papéis é fundamental para sustentar não só a PI Planning, mas também a PI. Seja extremamente fiel a Coach Sync. Ela pode salvar a PI Planning. Ouça atentamente as dores do SMs e ofereça todo e qualquer suporte a eles. E jamais trate a Coach Sync como uma “reunião de ponto”.
7. Executivos e Desenvolvedores
Um dos pontos altos e conhecidos do SAFe é a ideia de aproximar a estratégia da execução. Pois então, a PI Planning vai além, com todos os participantes enxergando e discutindo as soluções e a geração de valor nos diferentes níveis.
Oferecer esta oportunidade para executivos falarem com os membros do time e vice-versa é simplesmente fantástico.
Imagine a importância de um desenvolvedor ouvir diretamente do executivo um questionamento sobre uma determinada entrega planejada pelo time.
Agora imagine um executivo sendo questionado por um Product Owner sobre algo relacionado a estratégia.
PI Planning é isso!
Sem atravessadores, sem guardiões de informação, sem barreiras, sem desperdício de tempo. A transparência, alinhamento e tomada de decisão rápida tem que ser notados em um evento como esse.
8. Arroz com feijão bem-feito é um banquete!
Fazer a PI Planning como manda o figurino, ou “by the book” como dizem, pode ser um excelente caminho para começar. Sim, esta frase pode soar estranho no mundo da agilidade, mas veja só, muitos movimentos de agilidade naufragam porque muitas pessoas querem adaptar um prato que elas ainda nem experimentaram e muito menos conhecem o sabor. Então, que tal começar seguindo a receita? Não quero dizer que adaptações são ruins. Muito pelo contrário. Apenas quero dizer que a chance de dar certo seguindo um caminho já estabelecido e testado por outras organizações aumentam a suas chances de sucesso e aprendizado.
9. Mapeamento de riscos e dependências antes da PI Planning
Existe uma tentação fortíssima em se mapear os riscos e dependências antes da PI Planning e o que se vê em grande parte deste cenário é que isto não será suficiente.
Entenda que antecipar isso não irá resolver o problema e o mapeamento será incompleto. São os times que, durante a PI Planning, e entendendo mais sobre o que precisam fazer irão destacar estes aspectos de forma muito mais assertiva. Veja, eu compreendo a preocupação e a vontade de se fazer isto antes, porém entenda que simplesmente será insuficiente.
10. Divirta-se!
Se você e seu time fizeram um bom trabalho de preparação é hora de entrar em campo e se divertir. Desfrute o momento.
Controle sua tensão e confie no processo!
E jamais se esqueça que no final das contas tudo é sobre pessoas.
Bom, é isso.
A PI Planning por si só é “apenas” um evento. A mágica está no aprendizado que ela pode oferecer. Deixe isto claro para todos os participantes.
Ajude as pessoas a visualizarem e materializarem os conceitos Lean-Agile e princípios do SAFe antes, durante e depois do evento.
