Retrospectiva da Sprint — Confira 12 Dicas Para Fazer Uma Reunião Efetiva

A retrospectiva da sprint é uma cerimônia do Scrum que ocorre no final de cada sprint. Essa, por sua vez, consiste em um período fixo durante o qual um conjunto definido de atividades deve ser concluído, podendo variar de uma a quatro semanas.

Nesse sentido, a Sprint Retrospective Meeting é uma oportunidade para a equipe Scrum (Product Owner, Scrum Master e Development Team) refletir sobre o sprint que acabou de ser concluído e identificar oportunidades de melhoria para o próximo.

Continue a leitura deste artigo para conferir 12 dicas para uma Reunião de Retrospectiva da Sprint eficiente:

• entenda que um excelente Scrum Master faz uma excelente Retrospectiva da Sprint;
• faça a Sprint Retrospective em um momento auspicioso;
• preste atenção à linguagem corporal;
• solicite a presença do Product Owner;
• não busque culpados;
• cheque e atue;
• faça a Retrospectiva da Sprint;
• entenda que todos têm algo importante a falar;
• aposte na música;
• utilize um fluxo de facilitação na Retrospectiva da Sprint.

Boa leitura!

1. Entenda que um excelente Scrum Master faz uma excelente Retrospectiva da Sprint

Tudo o que você precisa é de um excelente ScrumMaster

Existem milhares de técnicas de retrospectiva publicadas em livros e em blogs que quando BEM aplicadas permitem alcançar resultados maravilhosos. A questão principal é saber como e quando aplicar uma determinada técnica ou fluxo ao invés de outra.

Como fã da técnica StarFish, a recomendo para os Scrum Masters iniciantes e experientes. No entanto, nem sempre tive sucesso ao aplicá-la, já que a questão principal não é saber a técnica, mas sim como facilitar uma retrospectiva da Sprint.

Muitos profissionais corroboram a ideia de que só se ganha musculatura de retrospectiva com o tempo, com a prática e com a vontade de melhorar a facilitação. Como resultado, é possível tornar-se um profissional melhor, deixar suas Sprint Retrospectives mais eficientes e também aprimorar seus Scrum Teams.

E, finalmente, o Certified Scrum Trainer Alan Cyment vai além ao dizer que tudo que o Scrum precisa é de um excelente Scrum Master para começar a fazer Sprint Retrospectives eficientes.

2. Faça a Sprint Retrospective em um momento auspicioso

Uma Sprint não precisa terminar às sextas

Existe uma tendência de se iniciar Sprints às segundas e terminar às sextas, mas qual é o problema de iniciar a Retrospectiva da Sprint em um outro dia? O seu Development Team pode estar cansado de uma semana intensa de trabalho e participar apenas fisicamente da reunião, podendo apresentar problemas de concentração. 

Isso acontece porque, dependendo do horário da Sprint Review e da Sprint Retrospective Meeting, alguns times ficam compelidos a fazer trabalhos complexos como implantação e testes exploratórios em um dia em que o foco pode estar no final de semana. Isso caso um bug não seja encontrado e o resultado da Sprint não saia como o esperado, o que aumenta os desafios da Retrospectiva.

E dependendo do que é falado na Sprint Retrospective muitos finais de semanas podem ser estragados, ou ainda, algumas situações podem ficar piores… Além disso, estudos mostram que a sexta-feira tem uma ligação forte com os conceitos de “Liberdade” e “Partir”.

De certa forma, sexta-feira é o dia que tipicamente as pessoas estão mais focadas no fim de semana do que em qualquer outro tema. Basta lembrar quantas vezes, nesse dia da semana, o assunto do seu Scrum Team é a programação dos dias de descanso.

Sendo assim, vale a pena testar com seu Scrum Team a realização da Retrospectiva da Sprint em um dia da semana que não seja sexta-feira.

3. Preste atenção à linguagem corporal

Escute as palavras e veja seu real significado

Infelizmente, ainda não é possível saber o que outra pessoa está pensando. Dessa forma, entender suas reais intenções é algo que beira o impossível. Apesar disso, podemos ter um melhor entendimento das reais intenções das pessoas por meio das expressões corporais. Por exemplo:

• braços cruzados podem significar desde uma postura defensiva ou de insegurança até uma postura de hostilidade;
• uma posição relaxada com braços e pernas ligeiramente abertos demonstra autoconfiança e segurança;
• uma postura recolhida pode significar tédio;
• movimentos de cabeça de um lado para o outro significam negação;
• movimentos de cabeça para cima e para baixo simbolizam consentimento;
• uma postura erguida demonstra segurança, valor e importância em relação ao que você está fazendo;
• mãos na cintura significam desafio, agressividade.

Alguns sinais corporais podem trazer impressões incorretas, todavia desconsiderar essas informações valiosas em uma facilitação pode levar a resultados desastrosos.

Dica extra

Para entender melhor sobre o assunto, sugiro a leitura do best seller “O Corpo Fala – A Linguagem Silenciosa da Comunicação Não-verbal”, de Pierre Weil e Roland Tompakow.

4. Solicite a presença do Product Owner

A participação do Product Owner é essencial na Sprint Retrospective

De acordo com o Scrum Guide, o Product Owner é obrigado a participar da Sprint Retrospective Meeting. A primeira frase do conteúdo sobre o assunto é:

“A Sprint Retrospective é uma oportunidade para o Scrum Team inspecionar a si próprio e criar um plano de melhorias para ser aplicado na próxima Sprint.”

Isso é dito tendo em vista que o Scrum Team é compreendido pelos três papéis do Scrum, incluindo o próprio Product Owner. A questão principal é que o Scrum Master é responsável por desenvolver meios para garantir a segurança psicológica dos envolvidos durante a Sprint Retrospective.

Muitas vezes, o Development Team pode não se sentir à vontade diante do Product Owner. Esse mal-estar pode estar relacionado a arrogância, hierarquia, desconfiança e muitos outros aspectos. Nestes casos, Peter Hundermark recomenda que, temporariamente, o PO não participe das Sprint Retrospectives e o Scrum Master trabalhe em paralelo essas questões, objetivando a segurança psicológica da reunião.

Vale lembrar que o Scrum demanda muito trabalho do Product Owner, que precisa ser capaz de colaborar com a melhoria contínua de processos como:

• a priorização e a preparação dos itens do Product Backlog;
• o relacionamento com os Stakeholders.

5. Não busque culpados

Diga não à caça às bruxas!

Um dos maiores receios ao se entrar em uma Retrospectiva da Sprint é que a reunião se torne uma sessão de caça às bruxas, na qual a única coisa que importa é buscar culpados por eventuais erros ou atrasos.

Essa atitude claramente não contribui para a evolução do time ou para um melhor desempenho coletivo e, com esse raciocínio, Norman Keath define a primeira diretiva de uma boa Sprint Retrospective como:

“Independentemente do que descobrirmos, nós entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram o melhor que podiam, dado o que eles sabiam no momento, as suas competências e capacidades, os recursos disponíveis, bem como a situação na mão.”.

Dessa forma, a chave para uma Retrospectiva da Sprint bem-sucedida e construtiva é garantir que todos os participantes estejam de acordo com essa diretiva. Assim, teremos o tão sonhado evento de aprendizagem coletiva que irá dar bons resultados no longo prazo.

6. Cheque e atue

Sempre há algo a melhorar no processo

O mais importante de uma Sprint Retrospective é o comprometimento dos envolvidos com as melhorias do processo de desenvolvimento de software. No Scrum, temos diversos ciclos de PDCA (Plan-Do-Check-Act) sendo executados com diferentes objetivos.

Por outro lado, na Retrospectiva da Sprint é feita a checagem do processo e a criação de um plano de ação para melhorias. Jean Tabaka menciona que sair de uma Sprint Retrospective sem um plano de ação é uma das maiores falhas possíveis. No entanto, de nada adianta criar um plano de ação se este não for foco de atuação durante a próxima iteração.

Existem estratégias, uma espécie de backlog, que auxiliam na implementação de melhorias:

• expor o plano de ação em local visível;
• solicitar que todos os envolvidos escrevam o plano de ação.

Para isso, é preciso ter em mente que o Scrum Master deve guiar a melhoria dos processos desde que haja o comprometimento de todos os membros do Scrum Team com a iniciativa.

Para Jeff Sutherland:

“A Sprint Retrospective é desenhada para corrigir o problema mais importante. E quando isso ocorre, o Development Team acelera e começa a ir mais rápido, assim como a qualidade também aumenta. Dessa forma a Sprint Retrospective é crítica para o aumento da performance do Development Team.”.

Assista também: The Sprint Retrospective, por Jeff Sutherland

7. Faça a Retrospectiva da Sprint

Não fazer a Sprint Retrospective é o mesmo que não usar Scrum

A Sprint Retrospective é o coração do Scrum, a ponto de muitos praticantes experientes dizerem que esta é a reunião mais importante. Jean Tabaka afirma que não fazê-la é a pior falha possível em relação a este evento.
Isso porque a Sprint Retrospective é o momento em que os membros da equipe têm a oportunidade de inspecionar e adaptar o seu processo. Afinal, é nela que os membros do Scrum Team conversam sobre:

• o que deu certo;
• o que poderia ter sido melhor;
• o que pode ser feito melhor para a próxima Sprint.

Para isso, o foco da reunião é ter ao menos uma melhoria no processo, ou Kaizen, e iniciar sua implementação de imediato. O processo da melhoria contínua é tão importante dentro do Scrum que é peça central do raciocínio do aumento de produtividade do time.

Além disso, Jeff Sutherland o considera um dos principais artifícios para aumentar a produtividade do Scrum Team, ou um dos itens fundamentais para “fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”.

8. Entenda que todos têm algo importante a falar

Todos pensam, todos falam

Um Scrum Master pode, de forma inconsciente, filtrar ou desconsiderar o que uma das pessoas está dizendo e isto, por sua vez, pode destruir a Reunião de Retrospectiva da Sprint. De acordo com Jean Tabaka, essa é uma das formas mais eficientes de destruir esta reunião.

Há um teste muito interessante proposto por Marcelo Leite para fazer uma autoavaliação da imparcialidade de um líder. Esse teste deveria ser feito por todos os Scrum Masters que acreditam em sua imparcialidade.

Ele faz com que o profissional se questione sobre sua relação com seu “Colega Não Favorito” e se a pessoa realmente consegue ser imparcial em relação a este colega dentro do local de trabalho.

Se você fez esse teste, independentemente do seu resultado, recomendo que reflita sobre sua imparcialidade e se, ao facilitar, você tem momentos iguais ao do Deputado Frank Underwood, interpretado por Kevin Spacey, na série House of Cards.

9. Aposte na música: ela dá o tom no ambiente

A música ajuda a relaxar e pode ajudar a dar o tom na sua Sprint Retrospective

Estudos mostram que pessoas de diferentes épocas e culturas experimentam uma gama universal de reações emocionais a intervalos musicais específicos. Isso significa que existe algo semelhante a uma gramática universal tonal.

Para ajudar, estudos mostram que ouvir sua música preferida melhora o desempenho de atletas e praticantes de esportes. No entanto, pode ser difícil descobrir músicas que funcionem. Confira algumas dicas para uma Retrospectiva da Sprint efetiva:

• o disco Jagged Little Pill da Alanis Morissete: excelente para momentos criativos ou para acalmar um ambiente;
• ritmos como Dance, Pop e Rock Clássico: ótimos para atividades do dia a dia que exigem concentração, colaboração e energia. Eu particularmente mantenho uma playlist no Spotify para atividades em grupo que necessitam dessas sensações;
• a música Hurt cantada por Johnny Cash: excelente para deixar o ambiente fúnebre e depressivo. Mas cuidado com músicas tristes, pois elas podem piorar o ambiente e aí já viu…

10. Utilize um fluxo de facilitação na Retrospectiva da Sprin

Utilize um fluxo para chegar em algum lugar

Não planejar a Sprint Retrospective Meeting e não seguir um fluxo podem ter consequências desastrosas em uma dessas reuniões, principalmente em inícios de projeto ou quando a Meta da Sprint não foi alcançada. Podem fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso do projeto:

• frisar a primeira diretiva de Norman Keath;
• realizar uma dinâmica de warm-up;
• estabelecer um momento específico para falar o que foi bem;
• definir outro momento para que todos se comprometam com a melhoria.

Existem muitos fluxos de Sprint Retrospective publicados na internet, mas aproveito para citar três exemplos famosos que estão disponíveis gratuitamente:

• descrição de Paulo Caroli de 7 passos para guiar uma Reunião de Retrospectiva da Sprint efetiva;
• padrão criado por Boris Gloger, chamado Heartbeat Retrospectives;
• descrição de Mark Grove, em vídeo, de 5 passos para uma Sprint Retrospective.

11. Mantenha o foco nas três perguntas

Scrum não é patrocinado pela empresa que faz marcadores autoadesivos

Existe um lado lúdico e romantizado para o uso de flipchart e marcadores adesivos. Para muitos, a Retrospectiva da Sprint se resume ao Scrum Master facilitar uma reunião mediada por uma técnica.

Primeiramente, o post-it não faz parte do core do Framework Scrum e o Planning Poker, a User Story, e o quadro de Kanban também não o compõem.

Rafael Nascimento, Agile Coach na Adaptworks, revela que passou mais de um ano em uma multinacional facilitando diversas reuniões e nunca usou um post-it. Seu foco em uma Reunião de Retrospectiva da Sprint era fazer com que as seguintes três perguntas fossem respondidas:

• o que foi bom;
• o que melhorar;
• como melhorar.

12. Lembre-se de que o Scrum Master é uma pessoa

O Scrum Master isento existe?

Muito se fala e se lê sobre o Scrum Master se manter isento durante a Retrospectiva da Sprint. No entanto, a maior dificuldade está relacionada ao fato de que, em sua essência, o Scrum Master é uma pessoa e, como tal, tem vieses cognitivos.

Confira exemplos práticos

Como principal exemplo podemos citar uma pessoa que busque evidências que confirmem uma hipótese inicial de problema ou solução e não permita enxergar outras possibilidades. Isso pode parecer teimosia, mas, para psicólogos, isso tem o nome de viés da confirmação.

Sendo assim, aliado ao viés do observador, o Scrum Master pode enxergar com clareza um problema que não existe e mesmo assim tentar solucioná-lo. Como exemplo, podemos citar o observador externo ao time, que é capaz de enxergar anarquia em uma equipe auto-organizada.

Nesse exemplo, a anarquia é imensa para um observador externo, mas a realidade é que não existe um padrão facilmente detectável de organização. Esse problema fica gigantesco quando o observador tem tendência a propor soluções centralizadoras para uma característica do sistema auto-organizado.

Além disso, ainda falando sobre viés cognitivo, mais especificamente sobre o da conformidade, estudos mostram que as escolhas das massas influenciam diretamente as determinações de uma pessoa mesmo que elas vão contra seu próprio juízo.

Já o extremo do viés da conformidade nos leva ao pensamento de manada, que é um fenômeno no qual o desejo pela harmonia do grupo faz com que as opiniões pessoais sejam suprimidas. Dessa forma, pensamentos contrários se tornam tóxicos, deixando ainda mais difícil alterar o status quo.

Por outro lado, o efeito de ancoragem é um viés cognitivo que descreve quando alguém se apoia completamente em uma característica ou em parte da informação recebida. Em outras palavras, ele consiste na dificuldade de se afastar da primeira impressão.

Dessa forma, um Scrum Master que tenha a impressão de que a culpa de um insucesso seja de um determinado processo tende a se ancorar e ter dificuldade em ver o que está realmente ocorrendo.

Um Scrum Master não consciente de cada um desses vieses pode se deixar levar pela opinião do grupo e suprimir ideias e opiniões importantes. Então, de forma resumida, o Scrum Master não tem apenas a função de facilitador, tampouco é uma máquina de facilitação.

É preciso considerar que ele é uma pessoa que deve focar em processos relacionados para se isentar o máximo possível.

Leia também: Pilares Do Scrum – Saiba O Que Cada Um Significa

E então, se sente mais confiante para fazer uma Retrospectiva da Sprint mais efetiva? Para continuar aprimorando sua carreira e seu conhecimento sobre o assunto, confira o Curso Scrum Master em detalhes, entenda o que é ensinado e como aplicar seus fundamentos na prática.

Leia também: Conheça As Atribuições Do Agile Scrum Master E Descubra Como Se Tornar Um

Se você chegou até o final deste texto, gostaria de deixar algumas referências da minha pesquisa. As dicas compiladas neste artigo foram baseadas

• na minha experiência pessoal;
• no e-book do Better Scrum;
• em vídeos como o da Jean Tabaka no Scrum Australia;
• em websites como o do Norman Kerth;
• em artigos como o do Marcelo Leite e o Occupy Scrum: How Sprint Retrospectives Brought us to Agile Nirvana.
• em leituras intensivas do Scrum Guide, a fim de que conteúdo ficasse aderente ao que consta no texto base do Framework Scrum.

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Gostou? Aqui você encontra as outras 6 dias para tornar a sua Sprint Retrospective ainda mais eficiente.

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