Usando uma estória para ilustrar a preparação, a realização e os benefícios em torno da prática do Orçamento Participativo, entenda como engajar todos na estratégia corporativa. Confira!
Em minha empresa, executivos e administradores estabeleceram uma visão de futuro para os negócios e identificaram inúmeros desafios a serem vencidos para chegar lá.
Com isso, o portfólio de iniciativas da minha empresa passou a ter uma longa lista de frentes de trabalho que envolviam fluxos de valor transversais, passando por todos os silos departamentais e afetando diferentes interesses corporativos.
Isso tudo para que pudéssemos atender as necessidades de nossos clientes, entregando valor e trazendo retorno para a empresa.
Os executivos e administradores da empresa definiram um orçamento por faixas de investimento, reservando uma fatia “imexível” para manter tudo funcionando, outra fatia para que os negócios existentes sejam ampliados e uma terceira fatia para estudo de novos produtos e serviços.
Executivos e administradores passaram a buscar uma alternativa para distribuir investimentos em crescimento e inovação, já que o orçamento para manter o negócio funcionando é o oxigênio que sustenta a empresa respirando!
Para eles, a pergunta de ouro passou a ser como engajar todos na construção da visão de futuro, considerando melhorias e ajustes nos fluxos de valor da empresa, respeitando as faixas de investimentos.
Encontramos uma resposta plausível: ORÇAMENTO PARTICIPATIVO
O que é Orçamento Participativo?
O orçamento participativo é uma técnica adotada quando a organização possui muito mais ideias do que orçamento disponível para financiá-las.
Para que o ciclo de orçamento aconteça colaborativamente e da forma mais eficiente possível, é necessário que as iniciativas que levarão a empresa para o desejado estado futuro tenham sido identificadas e priorizadas.
Além disso, executivos e administradores devem ter estabelecido as faixas de investimento.
Quem participa?
Executivos e participantes das diferentes cadeias de valor impactadas pela visão de futuro devem colaborar na escolha de quais iniciativas serão financiadas e com qual valor.
Geralmente, estamos falando de:
- Gerentes de Produto
- Times Ágeis
- Arquitetos de Negócio
- Arquitetos de Solução e Sistemas
- Vice-presidentes, Diretores e Superintendentes
- Executivos e Administradores Financeiros
- Pessoas-chave ligadas a canais de distribuição e grupos de clientes
Ufa… Muita gente, né!?
Como funciona?
Esse mar de pessoas deve estar organizado em mesas, agrupando um representante de cada grupo e precisará, obviamente, de um grupo de facilitadores.
Esse grupo de facilitadores ficará responsável pela preparação, coordenação e toda a comunicação relacionada ao evento, considerando:
Primeiramente, a visão do futuro, as iniciativas com custo estimado por fluxo de valor e as faixas de investimentos são apresentadas aos participantes. Depois, cada mesa discutirá quais iniciativas serão financiadas e se esse financiamento será total ou parcial.
Por fim, os resultados das mesas e as percepções são alinhadas entre todos para que o primeiro ciclo de execução do portfólio seja iniciado.
É recomendável que os eventos de orçamento participativo aconteçam minimamente com uma frequência semestral, tomando por base a situação atual de execução das inciativas e uma revisão das faixas de investimento (sempre alinhadas com a visão do futuro).
Quais são os benefícios
Dentre os principais benefícios diretos da aplicação da técnica de orçamento participativo, posso citar:
- Menor sobrecarga e maior rendimento
- Criar alinhamento e transparência
- Promover a tomada de decisão descentralizada
- Moral melhorada
- Mentalidade no trabalho em equipe
- Melhores resultados para o negócio
Casos de sucesso de Orçamento Participativo
Uma das aplicações mais recentes e bem-sucedidas dos fóruns de orçamento participativo foi a de San Jose, EUA, em 2016. O prefeito e a prefeitura de San Jose, em parceria com a Every Voice Engaged Foundation e a Conteneo, Inc., convidaram os moradores da cidade a participar de um fórum de orçamento participativo em toda a cidade.
No Brasil, há uma iniciativa em andamento desde 1989, onde os moradores de Porto Alegre, RS, se reúnem regularmente para discutir o futuro de sua cidade. Todos são incentivados a falar em reuniões distritais em igrejas, academias e clubes, discutindo tudo, desde abastecimento de água e esgoto até construção de escolas e limpeza de praias. Tudo acontece por iniciativa da própria prefeitura, sem que um benchmarking prévio ou uso da técnica de Orçamento Participativo ilustrada neste artigo. Porém, é um caso de uso a ser estudado, principalmente, por ter acontecido com o apoio de instituições como World Resource Institute e a Universidade de Brasília (UnB)
O conteúdo desse artigo foi inspirado no SAFe 5.0, e hoje a Adaptworks se destaca como a primeira empresa brasileira a trazer o treinamento do Lean Portfolio Management que tem como um dos principais objetivos ensinar como aplicar o orçamento colaborativo nas organizações.
