A Matriz de Poder e Interesse é uma ferramenta essencial para identificar e compreender em detalhes como funciona a Gestão de Stakeholders. Afinal, são eles que influenciam o projeto, assim como podem ser influenciados por ele.
Nesse sentido, este tipo de análise ajuda a mapear a influência e expectativas e orienta na formulação de estratégias de comunicação e engajamento eficazes. Continue a leitura deste artigo e confira:
- quais são os fundamentos da Matriz de Poder e Interesse;
- uma breve indagação aos Product Owners;
- como a Matriz de Poder e Interesse é utilizada na prática;
- quais são as vantagens da Matriz de Poder e Interesse;
- dicas para melhorar o desempenho da Matriz de Poder e Interesse.
Quais são os fundamentos da Matriz de Poder e Interesse?
Como o nome indica, a Matriz de Poder e Interesse é baseada em dois eixos: poder e interesse. Para fazer a Gestão de Stakeholders da maneira correta, é preciso entender que aqueles com alto poder e interesse precisam de atenção contínua, enquanto os com baixo poder e interesse requerem monitoramento mínimo.
Portanto, compreender essa dinâmica é essencial para alocar recursos e definir equipes de maneira eficiente e garantir o sucesso do projeto.
Uma breve indagação aos Product Owners
Antes de darmos sequência à explicação da Matriz e Poder e Interesse, gostaria de fazer uma pergunta aos Product Owners:
Vocês sabem gerenciar stakeholders?
Roman Pichler afirma em seu blog que, em algumas organizações, realizar a Gestão de Stakeholders pode ser tão complicado quanto pastorear gatos.
Bom, se você está nesta situação, saiba que a Matriz de Poder e Interesse é considerada uma ferramenta útil para analisá-los a partir do seu poder e interesse no produto que você está criando.Também conhecida como Power Interest Grid, ela foi criada por Fran Ackerman e Colin Eden e apresentada no livro: “Making Strategy: Mapping Out Strategic Success“. Confira mais detalhes no esquema abaixo:
O que fazer quando há muito poder e muito interesse?
Nesse caso, é recomendado que você #GERENCIEDEPERTO. Afinal, é preciso manter os stakeholders próximos e gerar um elo consistente de confiança.
Eles precisam entender que você, Product Owner, tem poder de decisão. Você não “tira pedidos” como um garçom. Trabalhe em prol do consenso, mas saiba que você tem um papel decisivo. É preciso ter também a habilidade de não se esquivar de conversas difíceis a fim de evitar produtos ruins com funcionalidades fracas.
Cuidado com a armadilha do mensageiro. Ela surge quando estes stakeholders enviam o tempo todo algum representante para os encontros propostos por você. Isto não funciona e você sabe que se isto ocorre com frequência alguma coisa não está indo bem.
Workshops, reuniões estratégicas e demonstrações do time são ótimas maneiras de manter estes stakeholders por perto. Tanto na definição, quanto na execução. Também é importante definir, compartilhar e divulgar as métricas de produtos com este grupo. Eles precisam saber como anda o retorno do produto.
O que fazer quando há pouco poder e muito interesse?
A ordem aqui, de acordo com a Matriz de Poder e Interesse, é #MANTENHAELESINFORMADOS, pois, apesar de terem pouco poder, eles podem ser grandes aliados. Por outro lado, eles podem se sentir afetados pelo seu produto e, como não podem aprovar ou vetar alguma decisão, isto pode gerar uma tensão.
Convidá-los para as reviews de time, coletar seus feedbacks, sugestões e manter os roadmaps sempre atualizados são boas estratégias para mantê-los próximos.
Roman Pichler diz que o Product Owner precisa aprender a dizer “não” para este grupo. Eles podem vir com muitas ideias e algumas delas mirabolantes. Então, se posicione, argumente e não esqueça que você também pode pensar em um pequeno experimento, caso veja sentido na ideia.
O que fazer quando há muito poder e pouco interesse?
Nesse caso, #MANTENHAELESSATISFEITOS, mas tenha cautela com esse grupo, ok? Eles estão em um cenário curioso, onde têm poder, mas não têm interesse. Por isso, não deixe que a insatisfação faça com que eles usem seu poder de forma negativa e não atenda a todas as solicitações porque elas podem extrapolar o contexto.
A mágica de um bom Product Owner aqui é compreender que manter a satisfação deste grupo não é atender todas as suas solicitações. É ouvir e apreciar suas ideias e preocupações. Este tipo de comunicação evita surpresas e traz o grupo para dentro de todo o cenário.
Reuniões individuais costumam funcionar bem porque valorizam a esfera de poder destes stakeholders e cria um vínculo mais estreito de confiança. Não desperdice estes momentos. Anote o que for relevante e pratique a comunicação de forma consciente.
O que fazer quando há pouco poder e pouco interesse?
Nesse caso, para manter a conformidade com a Matriz de Poder e Interesse, #MONITORE e evite empenhar tanta energia com este grupo, mantendo-o informado por meio de mecanismos como wikis ou reports.
Como a Matriz de Poder e Interesse é utilizada na prática?
A Matriz de Poder e Interesse é uma ferramenta essencial na gestão de stakeholders, amplamente utilizada para identificar e gerenciar as partes interessadas em projetos de qualquer escala. Na prática, ela é aplicada da seguinte maneira:
Passo 1: Identificação dos Stakeholders
O primeiro passo é identificar todos os stakeholders relevantes do projeto. Essa identificação pode ser feita por meio de brainstorming com o time, análise de documentos do projeto, e consultas a líderes dentro e fora da organização.
Passo 2: Avaliação de poder e interesse
Após identificar os stakeholders, o próximo passo é avaliar o nível de poder e o grau de interesse de cada um. O poder é a capacidade de influenciar o projeto ou suas entregas, enquanto o interesse é o nível de preocupação com o sucesso do projeto.
O poder pode ser baseado em autoridade, recursos, conhecimentos técnicos, ou posições cruciais na rede de comunicações. O interesse pode variar de alto a baixo, dependendo de quão impactados os stakeholders são pelos resultados do projeto.
Passo 3: Mapeamento na Matriz
Com as informações coletadas, os stakeholders são colocados em um dos quatro quadrantes da matriz, conforme o esquema mostrado anteriormente.
Passo 4: Desenvolvimento de estratégias de comunicação
Para cada quadrante da matriz, uma estratégia de comunicação e engajamento é desenvolvida:
- estratégias de engajamento detalhadas para aqueles no quadrante de alto poder e alto interesse, incluindo reuniões regulares, updates detalhados, e envolvimento nas decisões chave;
- comunicações mais gerais e menos frequentes para os grupos com menor impacto ou interesse, focando em manter uma relação cordial sem gastar recursos excessivos.
Passo 5: Implementação e monitoramento
As estratégias são, então, implementadas ao longo do ciclo de vida do projeto. É preciso monitorar e revisar periodicamente a posição dos stakeholders na matriz, pois suas posições podem mudar com novos desenvolvimentos no projeto.
No entanto, pode ser necessário realizar ajustes nas estratégias de comunicação e engajamento a fim de refletir essas mudanças.
Passo 6: Ajustes contínuos
A flexibilidade para adaptar a abordagem de Gestão de Stakeholders conforme sua dinâmica e a do projeto é essencial. Feedbacks construtivos e avaliações periódicas ajudam a manter o alinhamento com as necessidades e expectativas de todas as partes interessadas.
Quais são as vantagens da Matriz de Poder e Interesse?
Como vimos até aqui, a Matriz de Poder e Interesse é uma ferramenta valiosa na Gestão de Stakeholders de um projeto. Entre as principais vantagens de utilizá-la e promover uma liderança ágil estão:
- priorização eficiente dos stakeholders;
- melhoria na comunicação e engajamento;
- gestão proativa de riscos;
- fomento à colaboração e apoio;
- alocação inteligente de recursos;
- adaptação dinâmica a mudanças;
- aumento da transparência no projeto.
Confira dicas para melhorar o desempenho da Matriz de Poder e Interesse
Se você quer obter resultados ainda melhores e aumentar a eficácia da Matriz de Poder e Interesse na gestão de stakeholders, confira nossas dicas práticas que podem ajudar nesta tarefa:
- realize uma análise abrangente;
- envolva a equipe no processo;
- mantenha a matriz atualizada;
- use a matriz para comunicação estratégica;
- priorize os stakeholders chave;
- implemente táticas de engajamento diferenciadas;
- avalie o impacto das estratégias;
- promova a transparência e confiança;
- invista em capacitação, como os treinamentos oferecidos pela Adaptworks.
Leia também: 5 livros para Product Owner: melhores indicações
Quer transformar sua carreira? Conheça cinco certificações para agilistas oferecidas pela Adaptworks e confira como esses conteúdos podem ser fundamentais para seu sucesso profissional!
Se você gostou dessas informações e acha que elas podem te ajudar a lidar com os seus stakeholders usando a Matriz de Poder e Interesse, aproveite para deixar novas sugestões de uso nos comentários! Você também pode aproveitar para tirar dúvidas sobre o assunto!
