Sales Kanban – Parte I – Organizando o seu quadro

Uma abordagem ágil para Gestão de Vendas

Enfim nos reencontramos em mais um artigo para você arregaçar as mangas e colocar a mão na massa!

Se você não leu o artigo “Um exemplo prático de SCRUM em uma Campanha de Marketing”, então não perca a oportunidade de ler e praticar. Clique aqui para acessá-lo.

O artigo abaixo é sobre “Vendas”, mais especificamente sobre “Gestão de Vendas”.  Você já deve ter ouvido falar sobre Pipeline ou Funil de Vendas, correto?

O objetivo deste artigo não é se aprofundar em práticas de vendas e tão pouco explicar como uma área comercial deve funcionar e sim apresentar de forma simples e objetiva como gerenciar seu Pipeline utilizando métodos e práticas ágeis.

A definição de Pipeline  também conhecida como Funil de Vendas, retrata todas as etapas pela qual a sua equipe comercial passa, desde o momento de abertura de uma oportunidade até o encerramento (negócio realizado). Cada empresa possui uma forma própria de dividir o seu Pipeline e pode depender muito do tipo de negócio e mercado que a empresa atua. Nos exemplos abaixo, veremos uma configuração do processo desenhada para vendas de um software de Recrutamento e Seleção baseado em planos de assinaturas (modelo SaaS).

Antes de entrarmos a fundo na questão, se faz necessária uma pequena introdução:

Para exemplificar melhor o nosso exercício, vamos contar com um time que atua na força de vendas desempenhando diversas atividades como Prospecção ou Captação de Clientes, Desenvolvimento que em nosso caso podemos tratar como Demonstração ou apresentação do software, Proposta que descreve a etapa de elaboração da proposta e Fechamento que é a última etapa responsável pela negociação e fechamento do negócio.

Tradicionalmente, temos:

Prospecção/Captação:  Há várias formas de você atrair pessoas que possam se interessar pelos seus serviços. Pode ser através de uma simples ligação (Cold Call) ou até mesmo por mecanismos remotos como o Google AD Words, por exemplo. Tudo vai depender do tipo de negócio e mercado que você atua.  Em geral nesta fase, já é possível identificar junto ao seu futuro Cliente os primeiros indícios de Dor ou Latência, ou seja, se ele já convive com um problema (Dor), ou se ele está com apenas alguns sintomas de um futuro problema (Latência).

Qualificação: É uma etapa crítica que ajuda a definir se a Oportunidade aberta vale a pena ou não ser trabalhada.  Não adianta você ter várias Oportunidades se nenhuma delas vira negócios para sua empresa. Você terá desperdiçado muito tempo durante o processo que você poderia ter aproveitado para outras Oportunidades mais interessantes.

Claro, há várias formas de você qualificar suas Oportunidades e quase todas remetem para a urgência, budget, aderência, histórico de consumo entre outras variáveis de qualificação.  O que importa é saber quais são as Oportunidades que devem ter foco do seu esforço e de que tipo de esforço levando-se em conta retorno financeiro, tempo e possibilidade de novos negócios.

Desenvolvimento:  É a capacidade de você conseguir interagir com o seu Lead de forma a criar uma visão dos problemas mapeados anteriormente endereçando-os a cada característica daquilo que você pretende vender. Obviamente à medida que isso é percebido pelo Lead de forma natural ou emergente, maiores as suas chances de sucesso e menos objeções surgirão até o fechamento.

Proposta: É a fase onde você formaliza tudo que já foi dito e apresentado de forma a facilitar a tomada de decisão. Na medida em que você desde o inicio procura envolver os tomadores de decisão, mais próximo você fica de um fechamento bem sucedido e rápido nesta etapa.

Fechamento: Última fase onde normalmente as partes se preparam para fechar o negócio. Normalmente esta fase é facilitada pela capacidade que você teve de demonstrar o valor do seu serviço ou produto para todos os envolvidos. Quando maior aderência e convencimento em relação aos benefícios esperados, maior será o valor agregado da sua oferta e maior será o seu poder de barganha na negociação.

Caro leitor como citei anteriormente, há diversas práticas, técnicas e metodologias de vendas que podem variar muito em relação ao que acabei de comentar, porém a Gestão de Vendas que é o foco deste artigo poderá ser totalmente adaptada para a configuração de processo escolhida pela sua área de vendas.

O que veremos a seguir é como gerenciar melhor o seu Pipeline de Vendas, utilizando uma prática baseada no Kanban.

Kanban:  Segundo a Wikipédia, é uma palavra de origem japonesa que significa literalmente registro ou placa visível.

Antes de montarmos o quadro, gostaria de enfatizar que o artigo limita-se a explicar a Gestão de Vendas utilizando uma prática baseada em Kanban e que é importante que o leitor entenda que existem profundas diferenças entre um processo de produção típico utilizado no Kanban, de um processo típico de venda utilizado no Sales Kanban, onde há uma dependência grande de fatores externos e incertezas, além de um tipo de item de trabalho que muitas vezes não pode ser totalmente dividido e compartilhado como no Kanban tradicional.

Apesar das características de alta complexidade que envolve Vendas, o Kanban Sales pode nos ajudar muito, pois permite entre muitos benefícios a melhoria contínua do processo de Vendas, melhor organização do trabalho, a visualização precisa de cenários que de outra forma seriam impossíveis de serem identificados, engajamento da equipe em prol de objetivos comuns, melhor priorização das oportunidades, colaboração natural de outras áreas e departamentos, transparência e colaboração da equipe, economia de tempo com reuniões desnecessárias, auto-organização do time de vendas, otimização da força de Vendas, identificação de novos serviços e produtos, entre outro

O primeiro passo a ser dado a partir de agora é virarmos o nosso Funil para transformá-lo em um quadro. Não se preocupe, suas Oportunidade não vão escorrer!

Como já se sabe o quadro deve ser alimentado da esquerda para a direita, observando-se cada etapa em que a Oportunidade se encontra.

Cada “post-it” deverá representar uma Oportunidade ou intenção de negócio que deverá ter um relacionamento de 1:1 (um para um) com a menor unidade comercializável pela sua empresa e que de preferência seja única e mensurável. No nosso exemplo, estamos falando de uma Assinatura, uma vez que o nosso principal serviço é comercializado por Planos de Assinaturas.

Você também pode diferenciar a cor do seu “Post-it” conforme cada Tipo de Serviço ou Produto.

Para cada Oportunidade qualificada utilizamos uma pequena etiqueta adesiva com uma determinada cor, desta forma podemos enxergar quais Oportunidades deverão ser priorizadas durante o período.

O processo de qualificação pode ser realizado de diferentes maneiras, normalmente utilizamos uma planilha que conforme o preenchimento de várias informações gera automaticamente a cor indicada para cada Oportunidade.  Não descreverei esta planilha aqui, porque acredito que seja assunto para um Post específico.

Cores utilizadas na Qualificação:

Abaixo, um exemplo fictício de quadro, onde o “post-it” amarelo representa o Plano Basic, o azul o Plano Plus e o verde o Plano Premium.

Espera aí, e esse número lá em cima entre parênteses conhecido como limitação do WiP´ (Work in Progress)?  Clique aqui para descobrir mais sobre WiPs.