O Kanban é um dos métodos de gestão de tarefas mais utilizados no mundo, principalmente no meio empresarial. Ele ajuda a organizar e otimizar fluxos de trabalho por meio da divisão de atividades em cartões, que podem ser físicos ou digitais. Entretanto, existem algumas regras do Kanban que devem ser cumpridas para garantir a sua eficiência.Continue lendo este artigo para saber:
- quais são as principais regras do Kanban;
- como implementar as regras do Kanban na prática.
Quais são as principais regras do Kanban?
Ao seguir as diretrizes do método Kanban, as equipes conseguem identificar melhorias contínuas, otimizando processos, eliminando desperdícios e mantendo um ambiente de trabalho focado, ágil e adaptável. Veja a seguir quais são as principais regras dessa metodologia.
Visualize o trabalho
Ao utilizar um quadro Kanban, as tarefas são visualmente representadas em cartões, que devem ser movidos de uma coluna para outra conforme progridem no fluxo de trabalho. Isso proporciona uma visão clara do status de cada atividade, facilitando o acompanhamento do trabalho em andamento e identificando (ou evitando) possíveis gargalos. A visualização eficiente promove a transparência e otimiza a gestão das tarefas.
Limite o “Work in Progress” (WIP)
Estabelecer limites para as atividades em diferentes estágios evita sobrecarga, reduz o tempo de espera e melhora a eficiência. Ao limitar o WIP, equipes focam em concluir tarefas antes de iniciar novas, minimizando o trabalho em multitarefa e aprimorando a entrega de valor de maneira mais consistente e eficaz.
Gerencie o fluxo
Ao monitorar e ajustar constantemente o andamento das tarefas, as equipes garantem uma distribuição eficiente de trabalho em cada etapa do processo. Aqui, o objetivo é otimizar o fluxo, minimizando tempos de espera e maximizando a entrega de valor. Essa abordagem dinâmica promove a adaptabilidade e a eficácia na gestão de projetos.
Defina regras e políticas claras
As normas da metodologia esclarecem responsabilidades, prioridades e critérios de conclusão. Ao definir políticas claras, as equipes asseguram uma compreensão uniforme de processos, reduzindo ambiguidades e melhorando a eficiência. Essa abordagem facilita a colaboração e promove a consistência, fundamentais para o sucesso da implementação do Kanban.
Estabeleça ciclos de feedback
Ao definir intervalos específicos para revisão e discussão do trabalho realizado, as equipes promovem uma retroalimentação contínua. Esses ciclos proporcionam oportunidades para ajustes, melhorias e alinhamento com os objetivos do projeto. Ao integrar feedback de forma consistente, o Kanban facilita a adaptação rápida às mudanças, garantindo um processo de trabalho mais eficiente e alinhado.
Como implementar as regras do Kanban na prática?
A implementação eficaz do Kanban em um ambiente de trabalho requer uma compreensão sólida dos princípios da metodologia, bem como a capacidade de adaptá-la às necessidades específicas da equipe. Aqui estão alguns passos práticos para configurar um quadro e aplicar suas diretrizes.
Compreenda o contexto
Antes de começar, é crucial compreender o contexto do ambiente de trabalho, incluindo o tipo de projetos, a dinâmica da equipe e as demandas específicas. Isso ajudará na personalização do Kanban para atender às necessidades únicas do grupo.
Configure o seu quadro Kanban
Escolha uma plataforma adequada, seja física ou digital, para criar o quadro Kanban. Ferramentas on-line, como Trello, Jira ou Kanbanize são populares para facilitar a colaboração e a gestão remota.Além disso, divida o quadro em colunas representando os estágios do processo de trabalho. Comece com as clássicas “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”, adaptando conforme necessário.
Siga as diretrizes do Kanban
Seguir as normas do Kanban (das quais falamos no tópico anterior) é essencial para otimizar o fluxo de trabalho e promover eficiência. Ao visualizar o trabalho, limitar o Work in Progress (WIP), gerenciar o fluxo, definir regras claras e estabelecer ciclos de feedback, as equipes garantem transparência, foco e adaptação contínua.As práticas do Kanban aprimoram a colaboração, reduzem a sobrecarga e minimizam a multitarefa. Ao aderir a essa metodologia, as equipes cultivam uma cultura de melhoria constante, o que promove entregas mais rápidas, maior qualidade e maior satisfação do cliente. A conquista final é uma gestão eficaz e resultados consistentes.
Faça adaptações contínuas
Esteja aberto a adaptações e melhorias contínuas. O Kanban é flexível e deve ser ajustado conforme as necessidades evoluem. Vale a pena encorajar a sua equipe a experimentar novas abordagens e avaliar constantemente a eficácia das práticas adotadas.E então, sua compreensão sobre quais são as regras Kanban e como implementá-las na prática foi expandida? Investir neste método é uma ótima maneira de ter mais visibilidade sobre o processo de trabalho do time, ao mesmo tempo que incentiva a sua melhoria contínua.
Leia também: Método Kanban — como funciona e como implementar
Em um primeiro momento, implementar o Kanban pode se mostrar um desafio. Algumas estratégias ajudam a tornar o processo mais fácil e eficiente. Para saber mais, leia nosso artigo sobre o STATIK, uma abordagem que auxilia na introdução do sistema Kanban nas organizações.
